기업에서도 협업툴로 사용하는 Notion, is the Revolution! 노션사용법 A to Z 2탄

기업에서도 협업툴로 사용하는 Notion, is the Revolution! 노션사용법 A to Z 2탄

여러분~ 오래 기다리셨죠? 드디어 노션 ‘2탄’으로 돌아왔습니다! (짝짝짝!) 1탄에서는 노션(Notion)의 개인 사용법을 다뤘었죠! 기본적인 사용법부터, 개인적인 용도로 노션을 사용할 때의 적절한 활용법에 대해 알아보았습니다.

그런데 여러분, 노션은 협업툴로도 많이 이용된다는 사실 알고 계셨나요? 코로나19 상황으로 인해 재택근무가 늘어나면서, 협업툴의 필요성이 커졌고 이용 또한 활성화되었는데요. 노션은 단기간에 가장 빠르게 대중적인 기업의 협업툴로 자리잡았다고 합니다. 이렇게 실제 기업에서도 많이 사용하고 있는 노션, 오늘은 협업툴로서의 노션 사용법에 대해 파헤쳐봅시다! (뒷부분에서는 단축키 꿀팁까지 알 수 있다고~?)

그럼 지금부터 노션 사용법 A to Z, 제 2탄! 회사편/고급편 시작합니다! 자자, 본격적으로 시작하기에 앞서 1탄을 아직 안 보신 분들이 있다면 1탄도 놓치지 마세요!

https://www.skcareersjournal.com/2590?category=642494

SK Careers Editor 안예진

 

 

 

 

 

Part 03 | 노션 사용법 (회사)

먼저, 회사에서 노션을 사용하는 가장 큰 용도는 ‘프로젝트 관리’일 것입니다. 여러 업무를 동시에 맡다 보면, 헷갈릴 때도 있고 마감기한 등 신경써야 할 부분이 많은데요, 노션에는 이러한 각각의 업무를 효율적으로 관리할 수 있는 기능들이 있습니다.

 

첫 번째로 소개할 기능은 ‘표/보드/리스트’ 기능입니다. 같은 데이터베이스를 필요에 따라 표, 보드, 리스트 등으로 나누어 볼 수 있습니다. 각 기능은 처음 시작 화면에서 고를 수 있고, 고른 이후에도 다른 보기 방법으로도 바꿀 수 있습니다.

먼저 ‘표’는 가장 기본적으로 데이터베이스를 보는 방법으로, 각 속성별로 나누어 행과 열로 나누어 분류하고 정리하는 데에 유용합니다.

‘보드’는 작업의 진행 단계를 표시하거나 그룹별로 묶어 보기에 편리합니다.

즉, 프로젝트 관리와 데이터 시각화에 유용한 기능이죠. 각 그룹별로의 이동도 자유롭기 때문에 진행률에 따라 해당 블록을 다른 그룹에 이동시키는 등 편리하게 사용할 수 있습니다.

‘리스트’는 가장 단순한 데이터베이스 보기 방법으로, 속성이 많이 적용되지 않은 문서를 저장하는 데에 적합합니다. 리스트의 각 항목은 개별 페이지로도 열리기 때문에 각각 분류할 속성은 많지 않지만 개별의 하위 콘텐츠가 많을 때 유용한 기능입니다.

 

조금 더 이해를 돕기 위해 같은 데이터베이스를 표와 보드, 리스트로 나타내보았습니다.

본인에게는 어떤 보기 방법이 가장 잘 맞을지 판단해 알맞게 사용하면 좋을 것 같습니다!

 

 

 

두 번째는 ‘관계형 속성과 롤업’ 기능입니다. 이 기능은 두 개의 데이터베이스가 서로 관련이 있을 경우 연결시킬 수 있는 기능으로. 예를 들어 고객에 대한 데이터베이스와, 품목에 대한 데이터베이스가 있을 때 어떤 고객이 어떤 품목을 샀는지 정리할 때 사용할 수 있습니다.

먼저 하나의 표에서 다른 표를 연결해 주어야겠죠? 관계형 속성을 추가해 연결시킨 뒤, 각 항목별로 맞는 속성을 연결해주면 됩니다. 예를 들면 표 1에서의 1번 항목과 표 2의 B항목이 연관이 있고, 표 1에서의 2번 항목과 표 2의 A항목, 표 1의 3번 항목과 표 2의 C항목이 관련되어 있다면 다음과 같이 각각을 연결하면 이렇게 나타낼 수 있게 됩니다.

노션 공식 ‘도움말과 지원’ 페이지에서도 적절한 예시가 있는데요. 처음의 예시처럼, 구매자와 품목을 연결시켜 정렬된 결과를 볼 수 있습니다. 각 데이터베이스끼리의 연관된 정보를 정렬해서 볼 수 있는 것이죠.

이러한 결과를 분석하기에 더욱 유용한 기능이 바로 ‘롤업’인데요, 롤업 기능을 이용하면 데이터베이스 간의 관계를 토대로 데이터를 집계할 수 있습니다. 롤업하고자 하는 관계형 속성과, 관련 페이지의 속성, 관계형 속성에 사용할 계산법, 이렇게 세 가지를 입력하면 원하는 결과를 얻을 수 있습니다.

 

 

다음으로는 ‘함수’ 기능입니다. 흔히 수식을 집어넣을 때 사용하는 엑셀처럼 노션에도 수식 기능이 있는데요!

이 기능은 매우 복잡하고, 어떤 함수를 집어넣느냐에 따라 무궁무진하게 활용할 수 있기 때문에 예시로 한 가지만 소개하려고 합니다.

예를 들어 각 프로젝트의 마감기한까지 남은 일 수를 함수로 자동계산하고 싶다면, ‘datebetween’ 함수를 이용하면 됩니다. 이 함수는 두 날짜 사이의 시간을 나타내며, 마감기한 속성과 현재 날짜, 그리고 변환단위는 일 수인 days로 입력하면 남은 날짜가 자동으로 계산됩니다.

 

 

 

자, 그럼 이번에는 정말로 여러 팀원이 동시에 협업을 해야할 때의 공동 작업 기능에 대해 알아봅시다.

협업할 보드를 제작한 뒤, ‘멤버를 추가’할 수 있습니다. 추가하는 방법은 대표적으로 2가지로, 초대 링크를 보내거나, 이메일 계정을 이용하는 방법입니다. 이 때 멤버의 권한을 설정할 수 있습니다.

 

또한 페이지를 공유할 때 해당 ‘페이지에 대한 권한’도 설정할 수 있습니다. 이 때의 권한은 총 5가지인데요, 각각의 차이점을 정리해보면 다음과 같습니다.

다음으로는 ‘멘션’ 기능이 있습니다. 멘션 기능은 정말 간단하게 ‘@’를 이용해 실행할 수 있는데요. 날짜부터, 사용자, 페이지를 멘션해 리마인드할 수 있습니다. 또한 댓글과 토론 기능을 통해 원하는 부분에 대해 의견을 나눌 수 있습니다.

 

작업한 ‘페이지를 공유’할 수도 있습니다. 페이지 오른쪽 상단의 ‘공유’를 클릭해 사용자, 팀, 혹은 웹으로 공유할 수 있습니다. 웹사이트에 공유하게 되면 포트폴리오나 이력서 등을 공개로 게시할 수 있으며, 노션을 사용하지 않는 사람에게도 해당 페이지를 공유할 수 있습니다.

 

마지막으로, ‘실시간 공동 작업’도 가능합니다. 페이지의 맨 위에 떠 있는 프로필 아이콘으로 현재 누가 이 페이지에 들어와 있는지 알 수 있으며, 각 편집자가 편집을 하고 있는 블록에 그 사람의 프로필이 뜨기 때문에 원활하게 실시간으로 함께 작업할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

Part 04 | 노션의 고급 기능/꿀팁

 

이제 어느 정도 노션에 대한 사용법이 조금 익숙해진 것 같죠? 이번에는 그동안의 사용법을 숙지하신 분들을 위한 고급 기능들을 알려드리려고 합니다! 이렇게 많은 기능을 하나하나 다 찾아서 하기에는 시간이 너무 오래걸리기 때문에 만들어진 것이 있죠! 바로 ‘단축키’입니다. 그 중에서도 가장 많이 사용되며 가장 유용하다고 알려진 몇 가지 단축키를 알려드릴게요!

(*cmd/ctrl : Mac에서는 cmd, Windows와 Linux에서는 ctrl 키패드 의미,

option/shift : Mac에서는 option, Windows와 Linux에서는 shift 키패드 의미)

 

[단축키]

① 새 페이지 만들기 : [cmd/ctrl] + [n]

② 다크모드 전환 : [cmd/ctrl] + [shift] +[l] (*l :알파벳)

③ 체크리스트 만들기 : [cmd/ctrl] + [option/shift] + [4]

④ 토글 목록 만들기 : [cmd/ctrl] + [option/shift] + [7]

⑤ 선택한 블록 복제 : [cmd/ctrl] + [d]

⑥ 텍스트 글꼴 변경 :

1) 굵게 : 텍스트 선택 후 [cmd/ctrl] + [b]

2) 기울임꼴 : 텍스트 선택 후 [cmd/ctrl] + [i]

3) 취소선 : 텍스트 선택 후 [cmd/ctrl] + [shift] + [s]

 

 

 

 

 

이번 2탄에서는 협업툴로서의 노션 사용법과 단축키 및 꿀팁 기능들에 대해 알아보았습니다. 이해가 잘 되셨나요~? 많은 분들에게 도움이 되었기를 바랍니다😊

코로나19 상황으로 인해 온라인 협업툴을 비롯한 온라인 상의 기록 기능이 급속도로 많이 사용되었고 발전했는데요, 앞으로도 이러한 온라인 기록은 계속될 것입니다. 사용법만 익숙해지면 그 어떤 툴보다도 유용한 기능을 정말 다양하게 사용할 수 있는 노션! 사용법을 익히고 여러 용도로 편리하게 사용하면 좋을 것 같습니다! 여러분의 기록 라이프를 응원합니다😊